TINJAUAN SISTEM KEARSIPAN PADA PUSLITBANG GEOLOGI BANDUNG

BAB I
PENDAHULUAN


1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Didalam suatu organisasi biasanya mempunyai tugas pokok dan fungsi, berdasarkan tugas pokok dan fungsi tersebut maka organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Menurut DR. Sedarmayanti, M.Pd, dalam bukunya Manajemen Perkantoran (2001 : 2), menyatakan bahwa “Kantor” adalah:
1. Tempat dilaksanakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan atau mendistribusikan informasi.
Oleh sebab itu kantor diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta, untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan, yang meliputi arsip dan kearsipan.
Menurut Drs. The Liang Gie (2000 : 118), Arsip adalah:
“Suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.


Sedangkan Kearsipan menurut Drs. Moekijat (1995 : 75):
“Kearsipan” adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat”.

Adapun tujuan dari sistem kearsipan adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.

Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.
Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapih dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.
Mengingat pentingnya peranan penataan arsip pada suatu organisasi, penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana penataan arsip yang baik. Penulis tertarik untuk melakukan praktek kerja dan menyusun Laporan Tugas Akhir dengan judul “Tinjauan Sistem Kearsipan Pada Puslitbang Geologi Bandung”.


1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang penelitian, maka penulis mencoba mengidentifikasi masalah-masalah yang dapat menghambat pelaksanaan penataan arsip kantor untuk mencapai efisiensi kerja. Adapun masalah-masalah tersebut akan dibatasi sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem kearsipan yang diterapkan pada Puslitbang Geologi?
2. Hambatan apa saja yang terdapat dalam sistem kearsipan pada Puslitbang Geologi?
3. Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan tersebut pada Puslitbang Geologi?

1.3 Tujuan Laporan Tugas Akhir
Tujuan dari Laporan Tugas Akhir ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan yang diterapkan pada Puslitbang Geologi.
2. Untuk mengetahui hambatan apa saja yang terdapat dalam sistem kearsipan pada Puslitbang Geologi.
3. Untuk mengetahui bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan tersebut pada Puslitbang Geologi.

1.4 Kegunaan Laporan Tugas Akhir
Berdasarkan tujuan laporan tugas akhir di atas semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi:
a. Bagi Mahasiswa
Kegunaan laporan tugas akhir ini adalah sebagai bahan perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa kuliah dengan kenyataan yang ada dan juga menambah pengetahuan dan pengalaman penulis serta untuk menerapkan teori-teori yang didapat selama masa perkuliahan.



b. Bagi Perusahaan
Kegunaan laporan tugas akhir ini adalah diharapkan sebagai masukan untuk perusahaan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan sistem kearsipan. Dari informasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai penunjang dalam melaksanakan sistem kearsipan yang lebih efektif dan efisien, dan dapat meningkatkan kondisi kerja yang lebih baik.
c. Bagi Pihak Lain
Kegunaan laporan tugas akhir bagi pihak lain, diharapkan dapat digunakan sebagai bahan perbandingan bagi penelitian-penelitian yang sejenis.

1.5 Metode Tugas Akhir
Dalam menyusun laporan tugas akhir ini penulis menggunakan metode deskriptif. Menurut William Emory & R. Cooper (1996 : 161), metode deskriptif yaitu metode yang menggambarkan keadaan yang terdapat di perusahaan berdasarkan fakta yang nyata pada situasi yang diselidiki, sehingga diperlukan banyak data yang akan dipergunakan sebagai dasar dalam membahas masalah yang ada.

1.6 Lokasi dan Waktu Kerja Praktik
Dalam rangka pengumpulan data untuk penyusunan laporan tugas akhir ini, penulis melakukan kerja praktik di PUSLITBANG GEOLOGI Bandung yang berlokasi di Jl. P. Diponegoro No. 57 Bandung 40122, dimulai sejak tanggal 20 Juli 2004 sampai dengan tanggal 20 Agustus 2004.